Wann müssen Daten von Arbeitnehmern gelöscht werden?

Nach den Vorschriften des BDSG und der DSGVO dürfen Arbeitgeber wie auch Betriebsräte personenbezogene Daten vonArbeitnehmern nur so lange speichern, wie es zur Erfüllung der rechtmäßigen Verarbeitungszwecke erforderlich ist.

Welche Löschfristen gelten für Arbeitgeber?
Wann die Verantwortlichen welche Daten löschen müssen, ist in einem sog. Löschkonzept festzuhalten, das auch regelmäßig durch Datenschutzbehörden kontrolliert werden kann.

Ein Löschkonzept anzulegen ist allerdings oftmals schwierig und zeitaufwendig, weil es keine einheitlichen Löschfristen gibt, sondern dies für jeden Einzelfall geprüft werden muss. Bei dieser Prüfung wird dann abgewogen, welches Interesse mehr wiegt: Das Speicherinteresse des Arbeitgebers oder die Löschinteressen der Arbeitnehmer. Häufig stehen jedoch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen den datenschutzrechtlichen Löschfristen gegenüber. In diesem Fall gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Die wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die Personalverwaltung haben wir in in dieser Übersicht zusammengestellt.

Aber auch nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ist unter bestimmten Umständen eine weitere Speicherung erlaubt, beispielsweise wenn ein Arbeitnehmer nachträglich Ansprüche aus einem Arbeitsverhältnis geltend macht. In diesem Fall kann der Arbeitnehmer diejenigen Daten aufbewahren, die ihn in die Lage versetzen, Ansprüche abzuwehren.

Bewerberdaten dürfen für die Zeit des Bewerbungsverfahrens verarbeitet werden. In der Regel sind dies wenige Monate. Wird der Bewerber eingestellt, werden die Daten als Beschäftigtendaten behandelt. Wird der Bewerber jedoch nicht eingestellt und stehen auch andere Aufbewahrungsfristen nicht entgegen, sind die Daten grundsätzlich zu löschen. Hat ein Bewerber jedoch Entschädigungsansprüche wegen vermeintlicher Diskriminierung, überwiegt das Verarbeitungsinteresse des Arbeitgebers. Literatur und einige Datenschutzbehörden empfehlen daher, die Bewerberdaten noch sechs Monate aufzubewahren.

Auch die Speicherung in Talentpools, einer internen Datenbank mit abgelehnten Bewerbern, ist nur mit Einwilligung des Bewerbers möglich, die er jederzeit widerrufen kann. Der Datenschutzbeauftragte des Landes Baden-Württemberg empfiehlt, die Daten nur für ein Jahr zu speichern. Eine längerfristige Speicherung wäre auch unsinnig, weil die Bewerberdaten nicht mehr aktuell wären.

Zwar besteht gesetzlich keine Pflicht zur Führung einer Personalakte, jedoch ist die Verwahrung einzelner personenbezogener Dokumente gesetzlich vorgeschrieben. Auch hier gilt, dass der Arbeitgeber laufend überprüfen muss, ob er die Daten aus der Personalakte weiterhin aufbewahren darf. Zu unterscheiden ist hier zwischen bestehenden Arbeitsverhältnissen und nach deren Beendigung:

Bei bestehenden Arbeitsverhältnissen darf der Arbeitgeber alle Daten bzw. Dokumente zur Personalakte nehmen. Lediglich falsche Angaben sind zu korrigieren oder zu löschen. Nach der Rechtsprechung des BAG besteht ein Löschungsanspruch nur dann, wenn das berechtigte Interesse des Arbeitgebers an einem dauernden Verbleib weggefallen ist und der weitere Verbleib in der Personalakte Gefahren für die berufliche Entwicklung des Arbeitnehmers begründet. Eine Löschung aus der Personalakte aufgrund des Zeitablaufs ist jedenfalls ausgeschlossen, da der Arbeitgeber ebenfalls für ein eventuelles Kündigungsschutzverfahren noch Zugriff auf die Daten benötigt.

Hinsichtlich eines beendeten Arbeitsverhältnisses bestehen lediglich Löschpflichten bei Verwendung eines Dateisystems. Das bedeutet, dass für Personalakten in Papierform keine datenschutzrechtlichen Löschpflichten gelten.

Für elektronische Personalakten gilt:

• Sofern sie für die Berechnung der betrieblichen Altersvorsorge erforderlich sind, können elektronische Personalakten auch über 10 Jahre aufbewahrt werden
• Wegen der steuer-, handels- und sozialversicherungsrechtlichen Aufbewahrungs- und Auskunftspflichten sind alle vergütungsrelevanten Inhalte für zehn Jahre aufzubewahren
• Alle sonstigen, nicht vergütungsrelevanten Inhalte können bis zu drei Jahre aufbewahrt werden, da danach die regelmäßige Verjährungsfrist einsetzt.

Welche Löschfristen gelten für das Betriebsratsbüro?
Die oben genannten datenschutzrechtlichen Vorschristen sind genauso im Betriebsratsbüro zu wahren. Selbstverständlich muss sich der Betriebsrat ebenfalls an diese Löschfristen halten.

Mehr zu diesem Thema können Sie gern in unserem Artikel Wer haftet, wenn der Betriebsrat gegen den Datenschutz verstößt? sowie in der zehnten Ausgabe unseres Newsletter für Betriebsräte Datenschutz im Betriebsratsbüro nachlesen.