Dürfen Arbeitgeber auf betriebliche E-Mail-Konten zugreifen?

Folgende Situation: Ein Arbeitnehmer wird plötzlich krank und der Arbeitgeber kann die offenen Aufgaben nur erledigen, wenn er auf das betriebliche E-Mail-Konto des Arbeitnehmers zugreift.

Soweit vorher bekannt ist, dass ein Arbeitnehmer abwesend sein wird, ist dies keine größere Schwierigkeit. Dank Abwesenheitsnotizen und Ansprechpartnern, die den Arbeitnehmer vertreten, ist der störungsfreie Ablauf auch ohne Zugriff auf sein E-Mail-Konto gesichert. Ein Zugriff ist dann nicht notwendig.

Doch wenn der Arbeitnehmer etwa unvorhersehbar krank ist, stellen sich folgende Fragen:

Darf der Arbeitgeber auf das E-Mail-Konto des Arbeitnehmers zugreifen, da es ja betrieblich, also quasi sein „eigenes“ ist? Oder kann man solche Fälle nicht pauschal gleich behandeln, sondern muss sich anschauen, wie die E-Mail-Nutzung im Einzelfall geregelt ist?

Es gilt Letzteres.

Sind nur berufliche Nachrichten im Postfach und hat der Arbeitgeber private E-Mails ausdrücklich verboten, darf er die E-Mails abrufen und bearbeiten.

Allerdings erlauben viele Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern, das betriebliche E-Mail-Konto auch für private Nachrichten zu nutzen. Dazu sind sie nicht verpflichtet. Tun sie es aber doch, hat das für sie weitreichende Konsequenzen:

Arbeitgeber dürfen dann nicht einfach auf das Postfach zugreifen, da zumindest die Möglichkeit besteht, dass sie dabei auch private E-Mails der Arbeitnehmer lesen können. Kommt es dazu, verstoßen sie gegen das Persönlichkeitsrecht der Arbeitnehmer und gegen Datenschutzregelungen. Ihnen drohen nicht nur Bußgelder, sondern auch Schadensersatzforderungen der Arbeitnehmer.

Laut Datenschutzrecht dürfen Arbeitgeber personenbezogene Daten der Arbeitnehmer nur für das Arbeitsverhältnis verarbeiten, wenn sie für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind (§ 26 BDSG). Bei der E-Mail-Nutzung fallen personenbezogene Daten über den Arbeitnehmer und seine Kommunikationspartner an. Daten aus privaten Nachrichten sind aber nicht für das Arbeitsverhältnis erforderlich, weshalb der Arbeitsgeber sie nicht verarbeiten darf.

Auch sind Arbeitgeber, die die private Nutzung des betrieblichen E-Mail-Kontos gestatten, an das Fernmeldegeheimnis gebunden. Dieses gewährleistet die Kommunikation der Arbeitnehmer mit einem selbst bestimmten Personenkreis und die Wahrung der Vertraulichkeit des Informations- und Gedankenaustauschs. Das Fernmeldegeheimnis gilt für Arbeitgeber nur dann nicht, wenn die Arbeitnehmer das E-Mail-Konto nur zu betrieblichen Zwecken nutzen dürfen.

Arbeitgeber verbieten die Privatnutzung des E-Mail-Kontos und des Dienstrechners insgesamt daher oft ausnahmslos, um sich selbst zu schützen und Störungen in den betrieblichen Abläufen zu verhindern. Arbeitnehmer können schließlich in den Pausen private E-Mails über ihre Smartphones verschicken.

Erlauben Arbeitgeber private Nachrichten vom betrieblichen E-Mail-Account jedoch, sollten die Arbeitsverträge, Dienstanweisungen oder Betriebsvereinbarungen umfassend und klar regeln, was die Arbeitnehmer dürfen und wie die Arbeitgeber sie dabei kontrollieren dürfen. Arbeitgeber sollten die Privatnutzung des betrieblichen E-Mail-Kontos von der Einwilligung der Arbeitnehmer in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten abhängig machen. Dann dürfen sie auch auf die E-Mail-Konten zugreifen, wenn sich dort private Nachrichten befinden. Allerdings sollten Arbeitgeber auch dann private E-Mails nicht öffnen oder gar bearbeiten und sich nur auf die Nachrichten konzentrieren, die für die Erledigung der betrieblichen Aufgaben erforderlich sind.

Hingewiesen sei auch auf Folgendes: auch wenn der Arbeitgeber die private Nutzung des E-Mail-Kontos nicht ausdrücklich erlaubt, sondern bloß stillschweigend duldet, hat dies die gleichen Folgen.