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Der Arbeitgeber will Auskunft - Und nun?

Erste Erfahrungen mit dem neuen Beschäftigten-Datenschutz

In unserer neuen Serie zum Beschäftigten-Datenschutz erfahren Sie in den kommenden Wochen, welche ersten Erfahrungen und Fragen es aus der Praxis seit Inkrafttreten des neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG] und der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gibt.

Arbeitnehmer machen nun vermehrt datenschutzrechtliche Auskunftsansprüche geltend. Wir setzen unsere Reihe daher fort mit der Frage, was Arbeitgeber tun müssen, wenn Arbeitnehmer Auskunft über ihre Daten verlangen.

Ausgangspunkt ist Art. 15 DSGVO, wonach der Arbeitnehmer Auskunft verlangen kann über die ihn betreffenden personenbezogenen Daten, die der Arbeitgeber verarbeitet. Die Norm enthält einen umfangreichen Katalog der Informationen, über die er Auskunft erteilen muss, etwa die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der personenbezogenen Daten oder die Empfänger, gegenüber denen er diese Daten offenlegt. Auch muss er eine Kopie der verarbeiteten Daten zur Verfügung stellen.

Der Arbeitgeber muss die Auskunft unverzüglich, jedenfalls innerhalb eines Monats erteilen, nachdem der Arbeitnehmer den Anspruch geltend gemacht hat (Art. 12 Abs. 2 DSGVO). Nur wenn dies wegen der Komplexität und der Anzahl der Anträge erforderlich ist, verlängert sich die Frist um zwei Monate.

Da der Arbeitgeber etliche Informationen über den Arbeitnehmer verarbeitet, kann er verlangen, dass dieser ihm mitteilt, über welche Informationen genau er Auskunft haben möchte. Allerdings verfügt er etwa bei Bewerbern nur über wenige Informationen. Eine Konkretisierung ist dann nicht erforderlich. Es kommt also auf den Einzelfall an.

Da die Auskunftspflicht sehr umfangreich und die Zeit, in der der Arbeitgeber sie erfüllen muss, sehr kurz ist, muss er sein Unternehmen so organisieren, dass die Anträge direkt zur zuständigen Stelle gelangen. Er muss auch regeln, wie er die Auskunftspflicht erfüllt. Problematisch dabei ist etwa, dass Arbeitnehmer-Daten in etlichen E-Mails enthalten sind. Ob der Arbeitgeber diese überhaupt einsehen darf, ist umstritten, wenn die Arbeitnehmer das dienstliche E-Mail-System auch privat nutzen dürfen. Gestattet er die private Nutzung jedoch nicht, kann er Kopien der E-Mails jedenfalls verweigern, da diese stets auch andere Personen (etwa deren Sender oder Empfänger) betreffen und die Herausgabe deren Rechte beeinträchtigt.

Problematisch ist auch der Arbeitnehmer, der Auskunft begehrt und gegen den eine vertrauliche Whistleblower-Meldung vorliegt. Laut Datenschutzbehörden kann er auch Auskunft über den Whistleblower selbst verlangen. Der Arbeitgeber sollte den Whistleblower daher über diesen Anspruch informieren, was wohl dazu führt, dass er entweder anonym bleibt, was wegen der Missbrauchsgefahr jedoch stark kritisiert wird oder er Missstände nicht mehr aufdecken will. Gibt er seine Identität dagegen bekannt, ist er wegen des Auskunftsanspruchs des beschuldigten Arbeitnehmers ungeschützt. Mehr zum Thema Whistleblowing finden Sie hier.

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