Datenschutz mit Personalentwicklungssystemen

Viele Arbeitgeber benutzen im Rahmen des Talentmanagements sog. Personalentwicklungssysteme. In diesen Programmen werden Verhaltens- und Leistungsbewertungen sowie Daten zur beruflichen Laufbahn hinterlegt, die dann dazu dienen sollen, dass wichtige Posten im Unternehmen auch dauerhaft mit den richtigen Mitarbeitern besetzt sind.

In der Praxis werden dort Zielvereinbarungen, Potenzanalysen und Bewertungsbögen, aber auch Selbsteinschätzungen gespeichert und ausgewertet.

Das Speichern dieser Beschäftigtendaten ist zulässig, soweit die Angaben für die Personalplanung, den sachgemäßen Einsatz des Arbeitnehmers und den beruflichen Werdegang Bedeutung haben. Folglich kann der Arbeitgeber die Beschäftigtendaten für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses speichern. Dem gegenüber steht das Löschinteresse des Arbeitnehmers, das nur dann überwiegt, wenn die Daten unzutreffend sind.

Geht es bei der Datenspeicherung jedoch um die Nachbesetzung einer konkreten Planstelle, entfällt der Zweck, sobald die Stelle neu besetzt ist. Grundsätzlich wären die Daten dann zu löschen. Jedoch könnte ein abgelehnter Bewerber Ansprüche wegen eines Verstoßes gegen das Benachteiligungsverbot geltend machen, sodass der Arbeitgeber zumindest innerhalb dieses Zeitfensters Bewerberdaten noch aufheben dürfte.

Personalentwicklungssysteme bieten ebenfalls die Möglichkeit der Bewertung von Arbeitnehmern durch deren Führungskräfte. Um die Arbeitnehmer anhand der Bewertungen der unterschiedlich strengen Führungskräfte vergleichen zu können, bieten hochmoderne Personalentwicklungssysteme sogar die Möglichkeit, stark abweichende Bewertungen anzupassen. Grundsätzlich spricht dann viel dafür, dass diese Arbeitnehmerbewertungen auch für die Zeit des Arbeitsverhältnisses gespeichert werden dürfen.

Aber auch unter anderen Gesichtspunkten sollten diese Bewertungen aufbewahrt werden: Etwa zur Beantwortung der Frage, ob eine Führungskraft fair und diskriminierungsfrei bewertet hat. Um die Aufbewahrungsfrist zu verlängern, kann in diesem Fall eine Betriebsvereinbarung geschlossen werden. Die Voraussetzungen dafür, nämlich dass die Beschäftigtendaten dann zu rein unternehmerischen Zwecken verwendet werden, wären damit erfüllt.

Und es kann auch erst nach einem gewissen Zeitablauf ermittelt werden, ob eine Führungskraft fair und diskriminierungsfrei bewertet. Daher kann es auch durchaus angemessen sein, die Bewertungen über mehrere Zyklen hinweg aufzubewahren, sogar über die allgemeine Verjährungsfrist von drei Jahren hinaus. Der genaue Zeitpunkt ist abhängig von den Abständen, in denen die Führungskraft Bewertungen abgegeben hat.

Auch speichern Personalentwicklungssysteme Daten darüber, wer wann welchen Eintrag verfasst oder gelöscht hat. Nach einer turnusmäßigen und stichprobenartigen Überprüfung auf Unregelmäßigkeiten sind diese Zugriffsdaten dann zu löschen. In der Literatur wird die Meinung vertreten, dass es dem Arbeitgeber zuzumuten ist, diese Überprüfung alle drei bis sechs Monate durchzuführen. Eine längere Aufbewahrungsfrist dürfte erst bei einem konkreten Anlass, wie etwa des Verdachts auf unberechtigten Zugriff, vorliegen.